Checkliste Infos für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Die Information der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hat zum Ziel, das Vertrauen der Belegschaft zu sichern/schaffen sowie Spekulationen und Gerüchten sowie damit einhergehender übertrieben negativer Berichterstattung Einhalt zu gebieten.

Grundsatz I: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor Presse - Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen spätestens mit den Medienvertreterinnen und Medienvertretern dieselben Informationen erhalten, besser vorher.

Grundsatz II: Nicht zwischen interner und externer Kommunikation unterscheiden - Alles, was die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wissen, sollte auch später an die Presse weitergegeben werden können.

Vor einer Krise

• Bekanntmachen, wo sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Fall einer Krise informieren können – über Aushänge, alternative E-Mail-Adressen, Intranet (wenn dies noch funktioniert), Messengerdienste, etc…
• Alternative Kontaktmöglichkeiten (Diensthandynummern, Fax, …) möglichst aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sammeln und dies aktuell halten sowie jederzeit verfügbar halten (zur Not als Ausdruck --> Checkliste interne und externe Kontakte)
• Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sensibilisieren: keine öffentlichen Spekulationen, es gibt seitens der Kommune EINE Ansprechperson für die Presse, bei der alle Infos und Anfragen zusammenlaufen und die auch nach außen kommuniziert
  • Sensibilisieren, dass es womöglich disziplinarische Konsequenzen haben kann, falls konkrete Kommunikationswege nicht eingehalten werden
  • Auch privat nicht in Social Media spekulieren

Während einer Krise

• Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über vorher bekannt gegebene Kanäle informieren, sonst auch über: Aushänge, alternative E-Mail-Adressenliste, Intranet, Messengerdienste, …
• Die Mitarbeiterinnen- und Mitarbeiter-Vertretung informieren, sofern vorhanden
• Info an MA sollte enthalten (--> Proaktiv informieren):
  • Was ist passiert?
  • Wer ist involviert?
  • Was ist zu tun, bzw. was wird getan?
  • Was sollen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den nächsten Tagen/Wochen beachten?
  • Evtl Wann ist es passiert? Hier vorsichtig sein und kein Täterwissen verbreiten
• evtl. Vorformulierung von Aushängen und Statements für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit direktem Kundenkontakt (Bürgerbüros, Standesämtern, Führerscheinstellen etc.) 

Grundsätzlich gilt: auch interne Kommunikation muss, sobald Ermittlungen aufgenommen werden, immer mit Polizei und Staatsanwaltschaft abgestimmt werden!