Projekt EduMiDa vereinfacht Datenschutzprüfung bei der Einsatzplanung von Mitarbeitenden

Unternehmen, die ihre Personal-Einsatzplanung verbessern, können viel Geld sparen. Dabei müssen Firmen datenschutzrechtliche Vorschriften beachten. Oft wird hier Datenschutz als lästiges Übel angesehen. Doch wie können Firmen Datenschutz umsetzen und sogar davon profitieren? Diese Fragen beantwortet das Projekt EduMiDa – Erfolgreich durch Mitarbeiterdatenschutz, das jetzt gestartet ist: Forschende des Fraunhofer-Instituts für Sichere Informationstechnologie sowie der Universitäten Bremen und Münster untersuchen, wie sich Datenschutz und wirtschaftliche Interessen ergänzen können. Technologiepartner ist der Softwareanbieter p.l.i. solutions. Mehr Infos unter www.sit.fraunhofer.de/edumida.

Viele Firmen, etwa Lieferdienste, Logistik-Dienstleister, Supermarktketten, wollen teure Leerlaufzeiten ihres Personals vermeiden und sammeln deshalb persönliche Daten ihrer Mitarbeitenden, etwa über eine Standortbestimmung in Echtzeit. Die Nutzung persönlicher Daten muss allerdings strengen rechtlichen Anforderungen genügen – Verstöße gegen die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) können mit Geldbußen in Millionenhöhe belegt werden und sorgen darüber hinaus für negative Schlagzeilen, wenn einzelne Unternehmen die Privatsphäre ihrer Mitarbeitenden verletzen. Meist sehen Firmen den Arbeitnehmerdatenschutz deshalb als notwendiges Übel.

Ideelle und wirtschaftliche Werte

Hier setzt das Projekt EduMiDa an: Es will zeigen, dass Datenschutz eine Errungenschaft ist, die sowohl Arbeitnehmenden als auch Unternehmen zugutekommt und so zu einem Wettbewerbsvorteil werden kann. „Die DSGVO verlangt, dass Arbeitgeber technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz von Daten angemessen umsetzen müssen“, erklärt Dr. Annika Selzer, Leiterin des Projekts am Fraunhofer-Institut für Sichere Informationstechnologie. „In EduMiDa schauen wir, wie sich die schwierige Abwägung zwischen Implementierungskosten von Schutzmaßnahmen und den Rechten und Freiheiten der Mitarbeitenden in der Praxis umsetzen lässt.“

Datenschutz messbar machen

Unternehmen, die sensible Daten von Mitarbeitenden für bessere Betriebsabläufe erheben müssen, profitieren davon, wenn sie übersichtlich ausweisen können, dass sie datenschutzkonform und transparent arbeiten, so die Arbeitsthese der Forschenden in EduMiDa. „Wir glauben, dass Transparenz bei der Datenerhebung hilft, Vertrauen zu fördern, die Zufriedenheit der Arbeitnehmenden zu erhöhen und allgemein für einen guten Ruf des Unternehmens zu sorgen“, sagt Annika Selzer.

Um dies zu erreichen, entwickeln die Forschenden in EduMiDa Datenschutzmetriken, die sich aus rechtlichen Anforderungen und technischen Voraussetzungen ergeben. Mit diesen Datenschutzmetriken können Personalplanungssysteme automatisiert geprüft werden, sodass Aufsichtsbehörden, Betriebsräte, aber auch die Mitarbeitenden selbst schnell und übersichtlich sehen könne, ob ein System den datenschutzrechtlichen Anforderungen genügt.

Testfall Logistik

Eine Auswahl dieser Metriken wird in einem Demonstrator implementiert und in verschiedenen Anwendungsszenarien aus der Logistik getestet. Ein Beispiel ist der kurzfristige Ausfall einer technischen Anlage auf einem sehr großen Betriebsgelände, nach dem der Einsatz des Personals für die Dauer der Reparatur sinnvoll umgeplant werden muss. Erweiterte Einsatzdaten von Mitarbeitenden, die u.a. die genauen Standorte der Mitarbeitenden in Echtzeit enthalten, können auch zur Bewältigung von Katastrophenfällen genutzt werden, beispielsweise um schnell einen Überblick zu bekommen, wie viele Personen sich in einer brennenden Lagerhalle befinden oder ähnliches.

Die Ergebnisse des Projekts werden für alle Firmen relevant sein, die auf die Verarbeitung von persönlichen Daten ihrer Mitarbeitenden für ihre Geschäftsprozesse angewiesen sind, wie Anbieter im öffentlichen Nahverkehr (wie Verkehrsbetriebe, Carsharing- oder E-Scooter-Anbieter), Logistikunternehmen, Zustellerdienste, Supermarktketten und viele mehr.

Zum Projekt

Beteiligt an EduMiDa sind Wirtschaftswissenschaftlerinnen und -wissenschaftler der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster, Forschende der Universität Bremen (Institut für Informations-, Gesundheits- und Medizinrecht) für die datenschutzrechtliche Analyse sowie das Unternehmen p.l.i. solutions GmbH aus Gütersloh, der Technologiepartner des Projektes. Konsortialführer ist das Fraunhofer-Institut für Sichere Informationstechnologie SIT, das sowohl datenschutzrechtliche als auch technische Aufgaben des Projektes übernehmen wird.

Das Projekt wird vom Bundesministerium für Bildung und Forschung über eine Projektlaufzeit von 30 Monaten (Projektstart: 2021) gefördert.